Rechnungsfreigabe in zwei Schritten
Softwareentwicklung
Der Auftrag
Eine Rechnung gilt erst, wenn zwei benannte Personen sie freigegeben haben. Beide Schritte hängen am selben Beleg.
Ausgang
Freigaben liefen über weitergeleitete Mails. Die zweite Zustimmung kam manchmal zum falschen Betrag, weil der Beleg inzwischen geändert war.
Weg
Der Beleg friert den Betrag ein, sobald die fachliche Freigabe beginnt. Die zweite Person sieht denselben Stand und gibt ihn zur Zahlung frei oder weist ihn zurück.
Ergebnis
Am Beleg stehen beide Entscheidungen mit Zeitpunkt. Eine Änderung danach öffnet einen neuen Stand, sie überschreibt die Freigabe nicht still.
- Zwei benannte Freigaben
- Der Betrag friert ein
- Eine spätere Änderung ist ein neuer Stand
Ablauf
Drei Schritte
1. Beleg
Betrag und Empfänger stehen fest, bevor die erste Freigabe beginnt.
2. Zwei Schritte
Zuerst die fachliche Prüfung, dann die Freigabe zur Zahlung.
3. Protokoll
Beide Entscheidungen bleiben am Beleg.
Was der eingefrorene Betrag voraussetzt
Zwei Freigaben nützen nur, wenn beide Personen denselben Betrag sehen. Der Beleg friert ihn ein, sobald die fachliche Freigabe beginnt. Eine spätere Änderung öffnet einen neuen Stand und überschreibt die alte Freigabe nicht still.
Die Schätzung benennt die zwei Personen oder ihre Rollen und ob die Zahlung selbst noch zu diesem Auftrag gehört. Die Freigabe ist nicht schon die Überweisung.
Antworten
Häufige Fragen
Reicht eine Unterschrift?
Nein. Es sind zwei Schritte, und beide Personen sind vorher benannt.
Kann der Betrag während der Freigabe wechseln?
Nein. Dafür entsteht ein neuer Stand, die alte Freigabe bleibt lesbar.
Sieht die zweite Person einen anderen Beleg?
Nein. Sie sieht den eingefrorenen Stand der ersten Freigabe.
Kann dieselbe Person beide Schritte tun?
Nein. Es sind zwei benannte Personen. Eine Unterschrift ersetzt den zweiten Schritt nicht.
Weitere Aufträge dieser Leistung: Auftragsmappe, Warenausgang, Mandanten, Tagesabschluss.